Voyage - pas le kilométrage

Déclaration de politique ou d’objectif

Fournir aux employés des directives en matière de dépenses tout en menant les activités de TVCC de la manière la plus efficace et la plus rentable. Cette politique s'applique à toutes les dépenses du TVCC engagées par le personnel liées à tous les programmes et à toutes les sources de financement.

Les principes sous-jacents à cette politique sont les suivants :

  1. Responsabilité : TVCC est responsable des fonds publics utilisés pour rembourser les dépenses d'affaires, de déplacement, de repas et d'accueil. Toutes les dépenses doivent soutenir les objectifs commerciaux.

  2. Transparence : TVCC est transparent envers ses parties prenantes. Les règles relatives à l'engagement et au remboursement des dépenses professionnelles, de déplacement, de repas et d'accueil sont claires, faciles à comprendre et accessibles au public.

  3. Optimisation des ressources : L’argent des contribuables est utilisé avec prudence et responsabilité. Les plans d'affaires, de voyage, de repas, d'hébergement et d'accueil sont nécessaires et économiques dans le respect de la santé et de la sécurité.

  4. Équité : Les dépenses légitimes autorisées engagées dans le cadre des activités de TVCC sont remboursées.

La politique est régie par la Directive sur les dépenses du secteur parapublic (BPS) et par la Loi sur la responsabilité du BPS.

Procédures

Les plans de voyage et les dépenses estimées doivent être pré-approuvés. Les demandes de remboursement dûment remplies, accompagnées de toutes les pièces justificatives, doivent être soumises avant la fin du mois suivant l'engagement des dépenses, ou avant la date d'échéance communiquée à la fin de l'année, qui est généralement une semaine après le 31 mars. Les demandes reçues plus tard ne seront pas prises en compte pour le remboursement, à moins que la raison du retard ne puisse être justifiée. Le PDG aura l’approbation finale de toutes les réclamations tardives.

Seuls les reçus originaux détaillés indiquant les détails de la TVH constituent une preuve de paiement acceptable, et non les reçus de transaction par carte de crédit ou de débit.

Transports

  1. Le mode de transport choisi doit être celui qui permet au membre de s'occuper des affaires de TVCC avec le moindre coût pour TVCC et l'utilisation la plus productive du temps de l'employé, en tenant dûment compte de la santé et de la sécurité.

  2. Lors de l'organisation d'un voyage longue distance, un examen attentif des coûts, du mode de déplacement, de la durée du trajet et de la commodité permettra d'optimiser l'utilisation de toutes les ressources. Les dispositions doivent être prises aussi longtemps à l'avance que cela est raisonnable afin de profiter des remises sur les achats anticipés. L'assurance annulation de vol est une dépense admissible et est encouragée si un billet non remboursable est acheté. Si les frais de bagages sont en sus, l'employé peut réclamer les frais d'un seul sac. L'assurance accident de voyage ne sera pas remboursée, car elle est disponible pour le personnel via l'ensemble d'avantages sociaux de TVCC. Les réservations doivent être effectuées au tarif le plus économique et les surclassements relèvent de la responsabilité de l'employé.

  3. Les voyages en train et/ou en bus, réservés au tarif le plus économique, devraient être considérés comme des alternatives au transport aérien lorsque les circonstances le permettent. Dans des cas exceptionnels, les voyages en train en classe affaires seront remboursés avec l'approbation préalable du directeur du programme si les activités TVCC doivent être entreprises pendant la durée du voyage et que le voyage a lieu pendant une heure de repas normale.

  4. Lors de la réservation d'un voyage en train, faites référence au code de réduction d'entreprise 710596 (groupe HMMS) qui offrira une réduction de 10 % sur le tarif publié le plus bas pour tous les niveaux, à l'exception des tarifs Escape. Les billets de train doivent être achetés le plus à l'avance possible afin de bénéficier du prix le plus bas. Achetez vos billets de train en ligne sur le site Internet de VIA Rail, par téléphone ou en personne à la gare.

  5. Lorsque plusieurs employés participent à la même fonction, des déplacements partagés doivent être envisagés et requis dans la mesure du possible.

  6. TVCC ne couvre pas les frais des autres personnes voyageant avec le personnel (c'est-à-dire la famille, les amis). Lorsque un voyage personnel est combiné à un voyage professionnel, seule la partie professionnelle du voyage sera remboursée.

  7. L’approbation du PDG est requise pour les voyages internationaux (c’est-à-dire en dehors de l’Amérique du Nord continentale).

  8. Lorsqu'un véhicule privé est utilisé strictement pour des raisons personnelles ou de commodité et que le coût du remboursement du kilométrage dépasse le coût d'un autre moyen de transport (par exemple train, bus), une indemnité forfaitaire sera remboursée au lieu du kilométrage réel. Le tarif forfaitaire pour un aller-retour Londres/Toronto ou Londres/Windsor est de 100 $ et est révisé chaque année pour être raisonnable avec les tarifs de train. Les autres tarifs forfaitaires longue distance doivent être discutés avec le directeur des finances. Une troisième option, qui pourrait être à la fois rentable et pratique, consisterait pour le personnel à louer un véhicule. Pour plus de détails à ce sujet, consultez la section suivante sur les modalités de location de véhicules.

  9. Par souci d’équité envers tous, le personnel ne devrait payer personnellement qu’une seule fois pour le stationnement au sein de notre système physique étendu. Si vous payez personnellement régulièrement pour le stationnement (c'est-à-dire un permis de stationnement mensuel) à l'emplacement de votre bureau désigné, vous serez remboursé de tous les frais de stationnement engagés dans un autre emplacement TVCC. Si vous ne bénéficiez pas d'un plan de paiement de stationnement régulier à l'emplacement de votre bureau désigné (DOL), les frais de stationnement dans n'importe quel emplacement TVCC ne seront pas remboursés, y compris votre propre DOL.

  10. TVCC remboursera les dépenses raisonnables et justifiables engagées lors de voyages au nom de TVCC lors de voyages autorisés. Les frais de déplacement ne peuvent être remboursés qu'en soumettant un formulaire de réclamation de dépenses dûment rempli et approuvé - pas de kilométrage. Si les coûts étaient liés au développement professionnel, cela doit être indiqué sur le formulaire et une copie du formulaire approuvé de soutien au développement éducatif doit être jointe. Toutes les dépenses engagées doivent être indiquées individuellement sur le formulaire et doivent être accompagnées des reçus originaux. Les reçus fournis doivent indiquer le numéro de TVH du vendeur afin que le remboursement de TVH admissible puisse être reçu. Les relevés ou relevés de carte de crédit ne sont pas des reçus acceptables, sauf comme indiqué au point 13 ci-dessous. Les réclamations pour les voyages en avion, en train et en bus doivent être appuyées par le talon du billet ou la carte d'embarquement du passager. Le personnel doit soumettre le formulaire accompagné des reçus à l'appui à son directeur ou gestionnaire pour approbation et attribution de compte. Le formulaire est ensuite transmis au Bureau d'Affaires dans les plus brefs délais pour remboursement.

  11. Les dépenses engagées pour le paiement des amendes, y compris les amendes de stationnement, les contraventions pour excès de vitesse et autres pénalités similaires, seront refusées.

  12. Généralement (sauf pour le kilométrage et le stationnement payant), le remboursement ne sera pas effectué sans les reçus originaux. Si les reçus ont été perdus, volés ou détruits, le personnel doit obtenir un duplicata du reçu auprès du fournisseur. Les frais de déplacement qui ont été remboursés par TVCC ne peuvent pas être utilisés par le demandeur pour un remboursement par un autre organisme, ni comme déduction fiscale aux fins de l'impôt sur le revenu. Si une partie des frais de déplacement est remboursée par un organisme tiers, des photocopies pourront être recevables comme justificatif avec mention des modalités de paiement.

  13. Tous les employés de TVCC seront remboursés par chèque en dollars canadiens. Si les dépenses ont été effectuées en devise étrangère, une preuve du taux de conversion (relevé de carte de crédit ou reçu bancaire) doit être jointe à la note de frais.

Transport - Véhicules de location

  1. Dans certains cas, comme lors de trajets plus longs (200 km ou plus dans un sens) ou lorsque plusieurs membres du personnel participent à la même fonction, il peut être plus rentable de louer un véhicule pour le trajet.

  2. Les membres du personnel peuvent organiser la location de véhicules via l'agence Enterprise Car Rental la plus pratique après avoir reçu l'approbation de leur directeur ou de leur gestionnaire. Un bon de commande doit être préparé et fourni à Entreprise comme garantie de paiement. L'assurance des véhicules non possédés de TVCC offre une couverture pour les véhicules de location, et l'assurance supplémentaire ne doit pas être souscrite auprès d'Enterprise. La protection d'assistance routière doit être achetée pour offrir une protection en cas de panne.

  3. Il est interdit aux membres du personnel d'organiser la location de véhicules personnels via le compte TVCC. Lorsqu'ils organisent une location personnelle avec Enterprise, les employés doivent s'identifier en tant que personnel de TVCC afin de pouvoir bénéficier de la réduction, mais indiquer clairement à Enterprise qu'il s'agit d'une location personnelle.

  4. La couverture responsabilité civile est fournie par la police d'assurance des véhicules non possédés de TVCC lorsque l'employé est en activité avec TVCC, l'assurance du véhicule personnel de l'employé puis les polices d'entreprise couvrant tout excédent jusqu'à leurs limites. Si le membre du personnel n'est pas en activité avec TVCC au moment de l'accident, son assurance automobile personnelle sera le premier point de couverture, suivie par TVCC puis Enterprise.

  5. La décision de louer un type particulier de véhicule sera basée sur divers facteurs, notamment le nombre de passagers, le chargement, la distance et l'état des routes. Toutes locations de voitures de luxe et de sport sont interdites.

  6. En raison de la responsabilité supplémentaire encourue, TVCC décourage les passagers supplémentaires qui ne font pas partie du personnel, des étudiants ou des bénévoles de TVCC.

  7. Le carburant acheté par le personnel sera remboursé, avec le reçu original, en utilisant le formulaire de demande de remboursement - pas le kilométrage.

  8. Les dépenses engagées pour le paiement des amendes, y compris les amendes de stationnement, les contraventions pour excès de vitesse et autres pénalités similaires, seront refusées.

Transports - Taxis 

  1. L'utilisation des taxis doit être appropriée et inclure le transport entre les gares ou l'aéroport et la destination ou d'autres circonstances, à la discrétion du gestionnaire ou du directeur autorisant.

  2. Des reçus originaux détaillés sont requis pour appuyer la réclamation.

Hébergement

  1. Les frais d'hôtel, de motel et autres frais d'hébergement seront remboursés aux tarifs d'hébergement les plus économiques disponibles, en tenant dûment compte de la santé et de la sécurité, s'ils sont approuvés par leur directeur ou gestionnaire et dûment justifiés par les reçus originaux.

  2. Les chambres doivent être partagées avec d’autres membres du personnel, le cas échéant. Les membres de l’équipe de direction du Centre doivent partager leur chambre uniquement avec d’autres membres de l’équipe de direction et non avec d’autres membres du personnel. Les chambres ne doivent pas être partagées avec du personnel du sexe opposé. Le personnel nécessitant un hébergement pour une chambre individuelle doit en discuter avec son responsable. Si un membre du personnel préfère disposer de sa propre chambre pour des raisons personnelles, il remboursera la moitié du prix de la chambre.

  3. Lorsqu'un employé partage une chambre avec un membre de sa famille qui n'est pas un employé de l'organisation, seul le tarif d'une chambre pour une personne seule sera remboursé ou la moitié du coût de la chambre s'il aurait autrement partagé la chambre avec un autre TVCC. personne du personnel.

  4. Le personnel doit utiliser l'hébergement le plus économique et le plus approprié disponible. Il n'y aura aucun remboursement pour les suites, les étages exécutifs ou les niveaux de conciergerie. Les employés sont responsables de tous les frais de chambre et doivent examiner attentivement la facture de l'hôtel pour s'assurer que tous les frais sont corrects. TVCC ne remboursera pas les erreurs de facturation ou les frais encourus en raison de la négligence de l'employé ou de dommages intentionnels et ne remboursera pas plus d'une chambre par personnel et par nuit. La facture d’hôtel détaillée originale doit être jointe au formulaire de remboursement des frais.

  5. Les dépenses personnelles, notamment les appels téléphoniques, les minibars, le service de voiturier, la blanchisserie, les clubs de remise en forme et la location de films, ne seront pas remboursées. Lorsqu'elles sont liées aux activités de TVCC, les dépenses supplémentaires raisonnables et appropriées telles que les frais d'Internet, de photocopie et de transmission de fax seront également remboursées.

  6. Le stationnement de l'hôtel sera remboursé s'il est dûment justifié par les reçus originaux.

Repas

  1. Les frais de repas raisonnables et appropriés peuvent être remboursés, uniquement sur présentation des reçus originaux et détaillés. En cas d'approbation, le remboursement sera accordé pour les repas jusqu'à concurrence des montants suivants :

    • Petit déjeuner : 10.00 $
    • Déjeuner : 12.50 $
    • Souper : 22.50 $
    • Total par jour : 45.00 $ 

    Les montants ci-dessus incluent les taxes et les pourboires et doivent être appuyés par des reçus originaux détaillés indiquant les articles achetés, la TVH et le numéro de TVH, y compris un pourboire raisonnable ne dépassant pas 15 %.

    Lorsque plus d'un repas est réclamé pour la journée, vous pouvez répartir les taux maximaux combinés entre les repas - par exemple, si vous mangez et réclamez à la fois le petit-déjeuner et le déjeuner, le taux combiné est de 22.50 $. Cela devient désormais le tarif maximum pour les deux repas au total, quel que soit le montant que vous dépensez pour chaque repas. Notez qu’il n’est pas permis d’utiliser un tarif maximum combiné à moins que plusieurs repas ne soient approuvés et achetés.

  2. En règle générale, les repas ne seront pas remboursés lorsque le personnel se déplace vers un autre endroit pour la journée, qu'il peut raisonnablement prendre un repas avec lui et qu'il rentre chez lui pour son repas du soir, ou que les repas sont fournis lors de l'événement.

  3. Si plusieurs membres du personnel participent au même repas et paient sur une facture combinée, le membre du personnel présent le plus haut gradé doit payer le repas et demander un remboursement. Les noms des personnes assistant au repas ainsi que le motif du repas doivent être notés.

  4. Les repas d'affaires peuvent être débités d'une carte de crédit d'entreprise s'ils ne contreviennent pas à la politique en matière de repas. En cas de dépassement des plafonds de repas, le salarié doit rembourser la différence.

  5. Les consultants externes ne peuvent pas être remboursés des frais de repas.

Alcool

  1. Les frais d’alcool ne sont généralement pas remboursables. Les exceptions à cette règle ne peuvent être approuvées au préalable que par le PDG, avec des limites explicites sur le montant pouvant être remboursé.

  2. Si un membre du personnel achète de l'alcool avec son repas, il doit demander une facture distincte au restaurant et la payer séparément.

  3. L’alcool ne devrait jamais être débité d’une carte de crédit d’entreprise, même si l’intention est de rembourser TVCC par la suite.

Événements d'accueil

  1. Aux fins de la présente politique, l'hospitalité désigne la fourniture de nourriture, de boissons, d'hébergement, de transport et d'autres commodités à des personnes qui ne sont pas engagées pour travailler pour :

    1. Organisations désignées du secteur public élargi (BPS) (y compris les employés de TVCC) ; ou
    2. Tout ministère, organisme ou entité publique du gouvernement de l'Ontario couvert par la Directive sur les frais de voyage, de repas et d'accueil de la FPO (disponible sur le site Web du ministère des Services gouvernementaux).

  2. L’hospitalité peut être offerte de manière économique et cohérente lorsque :

    1. Cela peut faciliter les activités de TVCC ; et
    2. Ceci est considéré comme souhaitable par courtoisie ou par protocole.

  3. Les activités impliquant uniquement le personnel du TVCC ne sont pas considérées comme des activités d’hospitalité et ne peuvent être remboursées. Les événements de reconnaissance du personnel ne sont pas considérés comme des activités d'hospitalité et sont autorisés s'ils sont approuvés par le PDG et sont conçus pour soutenir les valeurs, les buts et les objectifs de l'entreprise.

  4. Les consultants externes ne seront pas remboursés pour leurs frais d’accueil.

  5. Lorsque TVCC organise des événements d'accueil et que les invités incluent des fournisseurs (actuels ou potentiels), une approbation préalable doit être obtenue pour garantir que l'événement n'accorde pas, ou n'est pas perçu comme accordant, un traitement préférentiel à un fournisseur.

  6. Soyez conscient que l’acceptation de l’hospitalité de la part de fournisseurs (actuels ou potentiels) peut constituer un conflit d’intérêts.